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Was ist eine Sachstandsmitteilung? – Bedeutung & Beispiele

Was ist eine Sachstandsmitteilung

Bei einer sogenannten „Sachstandsmitteilung“ oder auch einem „Sachstandsbericht“ wird der jeweilige Sachstand genau dokumentiert. Dies bedeutet, dass die Lage der Dinge zu dem Zeitpunkt dieses Berichts schriftlich erfasst wird. Dabei werden nur die Daten und Fakten erfasst und keine objektiven Sachverhalte hinzugefügt. Vor der Sachstandsmitteilung erfolgt zumeist eine Sachstandsanfrage, bei der der Anfragende sich nach dem Stand der Dinge erkundigt. Bei der Antwort, die man daraufhin erhält, handelt es sich um eben eine solche „Sachstandsmitteilung“. Besonders Gerichte und Behörden geben solche Mitteilungen an ihre Klienten heraus, aber auch alle anderen Stellen, die auf irgendeine Weise gewisse Aufträge bearbeiten, können diese herausgeben.

Bei dem Schreiben einer solchen Nachricht sollte man sich auf kurze Sätze ohne viele und verschachtelte Nebensätze beschränken. Unbestimmte Erwähnungen von Personen wie „sie“ oder „er“ sollten vermieden werden; stattdessen sollte man Personen konkret beim Namen nennen. Dies gewährleistet, dass man die in der Mitteilung dargelegten Fakten nachvollziehen und überprüfen kann. Auch sollte der Stand der Dinge in der genauen zeitlichen Reihenfolge berichtet werden. Denn nur so kann derjenige, der die Mitteilung bekommt, den Sachstand wirklich nachvollziehen. Und nur so wirkt man als auftragbearbeitende Person transparent und zuverlässig. Zudem sollte man nur über die Wahrheit berichten und nichts unnötig ausschmücken, da dies rechtliche Konsequenzen haben kann. Nicht nur im Arbeitsleben ist dies so, auch im Privaten kann man mit Sachstandsmitteilungen konfrontiert werden beziehungsweise muss selbst eine schreiben. Denn Ämter und Behörden verlangen ebenfalls solche Mitteilungen. Man muss häufig den Stand der Dinge erläutern, wenn man an diese Ämter Anträge stellt.

Sachstandsmitteilung – einige Beispiele

Wie bereits erwähnt, kommen Sachstandsmitteilungen vor allem im Zusammenhang mit Ämtern und Behörden vor. So muss man bei Anträgen, wie beispielsweise beim Arbeitsamt bei den Anträgen für Arbeitslosengeld, vom eigenen finanziellen Stand berichten, damit der Antrag bearbeitet werden kann. Aber auch das Amt selbst kann den Privatpersonen eine Sachstandsmitteilung zukommen lassen. So kann man nach Antragstellung an die betreffenden Behörden oder Ämter eine Anfrage stellen, wie der Stand der Dinge in Bezug auf die Bearbeitung des Antrags ist. Beispielsweise kann eine solche Mitteilung lauten: „Wir sind dabei, den Antrag zu bearbeiten. Wir haben bereits … getan und sind derzeit dabei, … zu klären. Deshalb bitten wir darum, dass sie sich noch … Wochen gedulden. …“.

Auch Anwälte können dazu verpflichtet werden, eine Sachstandsmitteilung zu verfassen. Hierbei berichtet dieser über den Stand der Dinge bei der Bearbeitung des Auftrags, den der Klient ihm gegeben hat.
Wenn man bei Aufträgen gewisse Fristen einhalten muss, ist es sinnvoll, bei Auftragsstellung zu vereinbaren, dass zwischenzeitlich eine Sachstandsmitteilung verfasst wird, um zu sehen, ob die Fristen eingehalten werden können.

Des Weiteren ist es sinnvoll, bereits zu Beginn eines Auftrages eine Sachstandsmitteilung zu schreiben, um am Ende zu sehen, ob die Ziele erreicht wurden und ob sich etwas verbessert hat und wie. Demnach sollte eine solche Mitteilung zu Beginn und am Ende erfolgen.

Wenn ein Unternehmen Aufträge von Kunden erhält, sind Sachstandsmitteilungen auch sehr sinnvoll. Gerade, wenn seit der Annahme des Auftrags bereits einige Zeit vergangen ist oder klar wird, dass Fristen nicht eingehalten werden können, sollte man den Kunden über den Stand der Dinge informieren, damit dieser nicht das Unternehmen wechselt, weil er denkt, dass sein Auftrag nicht bearbeitet wird.

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